Organização

⚠️ Uma gestão de documentos inadequada e desorganizada pode promover riscos diversos, como perda de documentos importantes, vazamentos de dados sigilosos e perda de tempo devido a dificuldade em localizar documentação necessária, o que fica ainda mais grave em casos urgentes, como processos judiciais e auditorias.

🔹️ Por isso separamos algumas orientações que vão te auxiliar a organizar os documentos da sua empresa de forma eficiente:👇

1 – Estabeleça um local específico para guardar os documentos;✅️

É fundamental ter um local em que todas as papeladas físicas ou digitais estarão reunidas. Desta maneira, você evita que as pessoas fiquem procurando em vários locais.

2 – Organize e armazene seus documentos;✅️

A organização de documentos pode ser bastante distinta. Você pode separar os papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil achar qualquer papelada específica.

3 – Tenha uma ferramenta para auxiliar nesta tarefa;✅️

Para os documentos físicos, despende-se um esforço humano um tanto caro, por isso o melhor é automatizar todos os processos.

Já no caso dos documentos fiscais, que seguem o padrão eletrônico, é possível centralizar e fazer a gestão totalmente online, dependendo de menos pessoas, tornando o processo muito mais eficaz e evitando extravios, melhorando a rapidez na busca por uma determinada documentação, etc.

4 – A importância da segurança no armazenamento de arquivos.✅️

Salvar documentos importantes na nuvem (cloud computing) é uma das saídas mais interessantes e rápidas para a segurança e praticidade de sua organização.

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