Notas Fiscais: saiba o que são e quais os principais tipos

Em algum momento você já deve ter se deparado com uma nota fiscal ou emitido alguma, não é mesmo? Trata-se de um documento muito importante para as empresas, seja no âmbito legal ou contábil.

As notas fiscais são utilizadas para registrar as operações de venda de um produto ou prestação de serviços, atuando como uma espécie de comprovante dessas ações.

Ao longo deste conteúdo, vamos explicar o que são as notas fiscais, sua importância e os principais tipos que uma empresa precisa conhecer para que a sua atuação ocorra dentro dos padrões de legalidade.

Entenda o que são as Notas Fiscais

A nota fiscal (NF) é um documento obrigatório, o qual deve ser emitido sempre que uma empresa realiza a venda de um produto ou presta algum tipo de serviço. Assim, a nota serve para formalizar a transação, registrando dados importantes, como valor, tributos, descrição do produto ou serviço e muito mais.

O principal objetivo de uma NF é comprovar que as operações comerciais são legais, permitindo que impostos como Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto sobre Serviços (ISS) sejam arrecadados.

Portanto, é por meio das notas fiscais que a transparência dos negócios é confirmada, uma vez que o documento protege a empresa e os consumidores contra possíveis divergências ou disputas comerciais.

Qual a importância de emitir uma Nota Fiscal?

A emissão de uma nota fiscal trata-se de uma obrigação legal, já que o seu descumprimento gera penalidades para a empresa, incluindo multas, bloqueio de atividades e processos sociais.

Mas, de um modo geral, emitir uma nota fiscal é fundamental para:

• comprovar transações: as NFs agem como um recibo formal para cliente e fornecedor;
• facilitar a apuração dos tributos: permite que a empresa calcule os tributos devidos nas operações de maneira correta;
• evitar problemas com o Fisco: as empresas que não emitem NFs podem ser autuadas pela fiscalização por sonegação fiscal;
• organizar o controle interno: as notas fiscais são necessárias para o controle de vendas e compras de uma empresa, contribuindo para o fechamento contábil.

Conheça os tipos de Notas Fiscais

Existem alguns tipos de notas fiscais, e cada uma se enquadra em operações comerciais ou de serviços.

Assim, é importante conhecer os principais tipos, garantindo que a empresa emita o documento de maneira correta, evitando complicações com o Fisco. Confira alguns tipos a seguir!

Nota Fiscal Eletrônica  (NF-e)

Modelo mais comum, ela veio como a substituta da antiga nota fiscal em papel. Uma NF-e é emitida e armazenada de forma eletrônica e transmitida para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa se encontra registrada.

É uma formalização da circulação de mercadorias entre pessoas jurídicas, muito utilizada por empresas de todos os portes e segmentos.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é muito comum para documentar a prestação de um serviço. Elas devem ser emitidas pelas empresas que prestam serviço e que estão sujeitas ao pagamento do ISS.  Também gerada eletronicamente, é transmitida ao Fisco, sendo a opção mais prática e segura do documento.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica  (NFC-e)

Utilizada para substituir o cupom fiscal tradicional, a emissão da NFC-e ocorre mediante operações presenciais ou de entregas em domicílio, cujo foco é simplificar ainda mais as transações das vendas.

Nota Fiscal de Importação

Como o próprio nome sugere, é uma nota utilizada para formalizar a entrada de mercadorias importadas. Portanto, é um documento obrigatório para aquelas empresas que importam produtos, devendo ser emitido logo após o desembaraço aduaneiro.

Emiti-la corretamente é mais do que fundamental para que as empresas consigam regularizar a entrada de mercadorias no país, realizando a contabilização correta dos tributos pagos no processo de importação.

Nota Fiscal de Exportação

Comum para registrar a saída de produtos do Brasil para o exterior. É essencial para que as organizações comprovem as suas transações internacionais, estando isenta de impostos que incidem sobre a circulação de mercadorias em território nacional.

Nota Fiscal de Devolução

Sua emissão é feita quando ocorre uma devolução de mercadoria por erro no pedido, defeito ou qualquer motivo capaz de justificar a devolução. A NF pode ainda anular ou compensar a operação original, realizando a devolução do valor que foi pago com impostos. Trata-se de uma maneira de evitar que empresas assumam os tributos de uma venda que não foi concluída.

Compreender o que são as notas fiscais e principalmente conhecer os seus tipos, é um ponto de suma importância para que as empresas atuem de maneira organizada e dentro da legalidade.

A emissão correta dessas NFs garante o cumprimento das obrigações tributárias, evitando assim problemas com o Fisco.

Garanta que a sua empresa emita corretamente as notas fiscais, e, para isso, conte com profissionais contábeis que dominam o assunto!